시말서 경위서 작성법 상황별 예시, 양식, FAQ 총정리

 

직장 생활, 생각처럼 쉽지만은 않죠? 예상치 못한 실수로 머리가 띵~ 하는 순간, 필요한 건 바로 시말서(aka. 경위서)!

단순히 잘못을 시인하는 것을 넘어, 전문가다운 문제 해결 능력과 책임감을 어필할 절호의 찬스입니다.

이 글에서는 2024년 최신 정보를 바탕으로 시말서 작성의 모든 것을 A to Z까지 완벽하게 파헤쳐 드립니다.

자, 이제 시말서 작성 스트레스에서 벗어나세요! 

1. 시말서, 제대로 알고 쓰고 있나요? 

 

시말서와 경위서, 뭐가 다를까요? 사실 둘 다 업무상의 과실이나 규정 위반 등에 대한 경위를 소상히 밝히고 재발 방지를 약속하는 문서입니다. 다만, "시말"이라는 단어가 다소 강압적인 느낌을 준다는 의견이 있어, 최근에는 순화된 표현인 '경위서'를 더 많이 사용하는 추세입니다.

핵심은 단순한 반성문이 아니라, 객관적인 사실 전달과 분석, 그리고 미래지향적인 개선 방안 제시에 있습니다. 전문적인 보고서를 작성한다는 마음가짐으로 임하면 좋습니다. 

시말서 작성의 목적

시말서 작성의 목적은 단순한 질책 회피가 아닙니다.

오히려 잘못을 인정하고 반성하는 동시에, 문제 해결을 위한 적극적인 자세와 발전 가능성을 보여주는 기회입니다.

또한, 회사 차원에서는 사건의 원인을 파악하고 재발 방지 대책을 마련하는 데 중요한 자료로 활용됩니다.

따라서 시말서 작성은 개인과 조직 모두에게 성장의 발판이 될 수 있습니다. 

2. 육하원칙으로 완성하는 시말서 작성 꿀팁! 

 

시말서 작성의 핵심은 명확하고 객관적인 사실 전달입니다.

감정에 치우친 호소는 설득력을 떨어뜨립니다.

냉철한 이성을 유지하며 육하원칙에 따라 사건의 경위를 논리정연하게 서술하는 것이 중요합니다.

다음 5단계 작성 가이드라인을 따라 전문가다운 시말서를 완성해 보세요! 

1단계: 인적사항 기재

시말서의 첫인상을 결정하는 중요한 부분입니다.

소속, 직위, 성명 등을 정확하게 기재하고, 연락처를 추가하여 신속한 소통이 가능하도록 합니다.

사소한 오류도 신뢰도를 낮출 수 있으므로, 꼼꼼하게 확인하는 습관을 들이세요!

2단계: 사건 경위 상세 기술 (feat. 육하원칙)

이 부분이 시말서의 핵심입니다. 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜? 육하원칙에 따라 사건의 전말을 시간 순서대로 상세하게 기술합니다.

마치 CCTV처럼 객관적인 시각에서 사건을 재구성한다고 생각해 보세요.

불필요한 감정이나 변명은 자제하고, 사실에 기반한 정보만을 간결하게 전달하는 것이 중요합니다.

예시를 통해 좀 더 자세히 알아볼까요?

"2024년 9월 27일 오전 10시, A 회의실에서 신제품 발표 준비 중, 발표 자료가 담긴 USB를 분실하여 발표가 1시간 지연됐습니다. 이동 중 가방을 열어둔 제 부주의로 분실이 발생한 것으로 추정됩니다."

3단계: 원인 분석 및 재발 방지 대책 (feat. SMART 원칙)

단순히 "죄송합니다"  로 끝내면 안 됩니다!

문제의 근본 원인을 분석하고, SMART(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) 원칙에 따라 구체적이고 실현 가능한 재발 방지 대책을 제시해야 합니다.

예시: "USB 이중 백업, 개인 소지품 관리 규정 준수 등을 통해 재발을 방지하겠습니다. 또한, 매주 금요일 오후 5시에 자료 백업 여부를 점검하여 습관화하겠습니다." 구체적인 행동과 기한을 명시하는 것이 중요합니다! 

4단계: 반성 및 다짐 (feat. 진정성 UP!)

진심 어린 반성과 앞으로의 다짐은 시말서의 마무리를 장식하는 중요한 요소입니다.

단, 감정적인 호소보다는 전문가적인 태도를 유지하며 재발 방지를 위한 노력과 의지를 강조하는 것이 좋습니다.

예시: "이번 일을 계기로 자료 관리의 중요성을 깊이 깨달았습니다. 앞으로 업무에 더욱 신중을 기하고 회사 규정을 준수하여 신뢰받는 직원이 되겠습니다." 

5단계: 날짜 및 서명 (feat. 마무리!)

시말서 작성 날짜와 서명은 필수! 본인의 책임을 명확히 하고 문서의 공식적인 효력을 발생시키는 중요한 절차입니다.

서명은 자필로 하는 것이 원칙이며, 이메일 제출 시에는 전자 서명을 활용할 수 있습니다. 

3. 상황별 시말서 예시: 스마트하게 대처하기! 

 

백문이 불여일견! 다양한 상황별 시말서 예시를 통해 실전 감각을 키워보세요. 

• 정보 유출: "2024년 10월 12일, B사 담당자에게 신제품 기밀 자료를 오발송했습니다.
  즉시 삭제 요청 및 보안 부서 보고를 완료했습니다.
  향후 발송 전 수신자와 첨부 파일 재확인 절차를 통해 유사 사고를 방지하겠습니다."
• 고객 응대 미흡: "2024년 10월 26일, C 고객 문의 응대 중 불충분한 설명과 미흡한 태도로 불만을 야기했습니다.
  고객에게 진심으로 사과드리고, CS 교육 이수 및 매뉴얼 숙지를 통해 고객 만족도 향상에 노력하겠습니다."
• 무단 결근: "2024년 11월 8일, 개인 사정으로 무단 결근하여 팀 업무에 차질을 빚었습니다.
  깊이 반성하며, 향후 긴급 상황 발생 시 즉시 보고하고 회사 규정을 준수하겠습니다."
• 지각: "2024년 11월 15일, 예상치 못한 교통 체증으로 30분 지각했습니다.
  팀원들에게 사과드리고, 향후 출근 시간을 30분 앞당겨 유사 상황에 대비하겠습니다."
• 근무태만: "2024년 11월 22일, 업무 집중도 저하로 프로젝트 마감 기한을 준수하지 못했습니다.
  관련 부서 및 팀원들에게 사과드리고, 업무 시간 관리 앱을 활용하여 집중도 향상 및 시간 관리에 힘쓰겠습니다."

4. 시말서 FAQ: 궁금증 해결사! 

 

시말서 관련 궁금증, 속 시원하게 해결해 드립니다! 

 

Q1. 시말서 제출, 의무인가요? 
회사 내규에 따라 다르지만, 일반적으로 의무입니다. 거부 시 징계 가능성도 있습니다. 

 

Q2. 시말서 제출 = 징계? 
시말서 자체는 징계가 아닙니다. 하지만 사안에 따라 경고, 감봉 등 징계로 이어질 수 있고, 인사고과에도 영향을 줄 수 있습니다. 신중한 작성 필수! 

 

Q3. 회사 양식이 없다면? 
걱정 마세요! 위 가이드라인과 인터넷 표준 양식을 참고하여 필수 항목을 포함해 작성하면 됩니다. 

 

Q4. 경위서와 시말서, 어떤 용어를 사용해야 할까요? 
회사 분위기와 상황에 맞춰 선택하세요. 공식적인 문서에는 '경위서'를, 내부 보고에는 '시말서'를 사용하는 경우도 있습니다. 상사에게 문의하는 것도 좋은 방법입니다. 센스! 

 

Q5. 시말서 보관 기간은? 
회사 내규에 따라 다르지만, 일반적으로 인사 관련 서류 보관 기간과 동일하게 관리됩니다.
개인정보보호법에 따라 퇴사 후 일정 기간 경과 후 폐기되는 것이 일반적입니다.
자세한 내용은 회사 인사팀에 문의하세요!

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시말서 작성은 단순한 반성을 넘어, 성장의 발판으로 삼을 수 있는 기회입니다.

육하원칙, SMART 원칙 등을 활용하여 객관적인 사실 전달과 구체적인 재발 방지 대책을 제시함으로써 전문가로서의 성장 가능성을 어필하세요!

이 글이 여러분의 성공적인 직장 생활에 도움이 되길 바랍니다!